Как да създадете ефективни онлайн обучения за ориентация и адаптация на служителите

Всеизвестен факт е, че в България трудно се намират служители (безработицата е 4,6 % през 2023 г.). А когато успеете с много труд да наемете подходящ служител, се забелязва тенденция за бързо (в рамките на шест месеца) напускане. Това е така, защото проучванията показват, че близо 90% от служителите решават дали да останат в организацията именно през първите шест месеца. Големият процент на текучество води и до големи финансови и репутационни щети за организацията. Ето защо е необходимо да се изготвят ефективни и ефикасни програми за ориентация и адаптация на служителите. Изборът на комбинации от методи за обучение е съществен и с оглед на все по-строгите бюджетни ограничения.

На практика това са две различни програми за обучение, които имат своите специфични цели и подходи. Първо, нека очертая основните отлики между двете програми:

Какви са спецификите на програмата за ориентация на нови служители?

Ориентацията се фокусира върху запознаването на новоназначените служители с организацията. Целта е запознаване на новите служители със специфичната култура, организационна структура, общи политики и процедури. Така новоназначените служители ще могат по-бързо и без значителни затруднения да се ориентират в новата среда.

Обичайно ориентацията е еднократна обучителна активност и приключва в рамките на първия работен ден - “Програма първи работен ден”. Използването на онлайн обучение от типа “самопреминаване” прави възможно учебният материал да бъде достъпен за новите служители дори преди първия работен ден.

Обучението с цел ориентация може да включва:

• Приветствие към новопостъпилите – Поздравления от ключови членове ръководството;
• Въведение – Преглед на визията, мисията и ценностите на организацията;
• История – Ключови етапи от развитието на организацията;
• Организационна култура – Норми и очаквания за поведението на работното място (етичен кодекс);
• Организационна структура – Организационно управленска структура, клонове и/или ключови ръководители и техните длъжности;
• Политики в областта на човешките ресурси – Отчитане на работното време, видове отпуски, правилник за вътрешния трудов ред, обезщетения, социални придобивки, политики за ползване на мобилни телефони и техника, правила за облекло, подаръци, приобщаване, разнообразие и прочие;
• Виртуална обиколка на работното място – Може да бъде видео или снимки от ключови отдели с техните функции.

Какви са плюсовете на програмите за ориентация на новоназначени служители?

Някои предимства на учебните програми за ориентация включват:

• Повишена производителност. Ориентацията помага на новите хора в организацията да разберат своите отговорности. Знанието за това какво се очаква от тях и как да изпълняват работата си ефективно създава потенциал, водещ до увеличаване на личната ефективност;
• Задържане на служителите. Програмите за ориентация на новите служители им помагат да се чувстват добре дошли и ценени. Това усещане намалява вероятността от текучество;
• По-добра комуникация. Въвеждащите програми помагат на новоназначените да разберат и активно да използват основните (за конкретната организация) канали. По-добрата комуникация предполага и по-добра сътрудничество между екипите в организацията;
• Повишено удовлетворение от работата. Добре подготвените програми за ориентация способстват за по-доброто разбиране и приемане на мисията, ценностите и очакванията на компанията. Това засилва удовлетворението от работата и ангажираността на служителите.
• По-добро познаване на нормите. Ориентацията може да включва и обучение за вътрешните и външните норми или закони. Така се подсигурявате, че новите служители разбират и следват фирмените политики, разпоредби и закони.

Какви са минусите на програмите за ориентация на новоназначени служители и как можете да ги избегнете чрез онлайн система за обучения?

Някои от недостатъците на присъствените ориентационни програми са:

• Дефицит на време. Ориентационните програми често се провеждат в първия работен ден. Новият служител е подложен на стрес от промяната, а в допълнение следва да възприеме и усвои голям обем нова за него/нея информация.
  
  Решения: Планирайте добре обема на програмата. Използвайте система за онлайн обучение, чрез която можете да дадете предварителен достъп до информацията и да оставите възможност на новоназначения служител да се връща отново в учебния материал, за да го ползва като справочник.
  
  
• Ограничен обхват. Програмите за ориентация често представят само общ поглед за организацията. Те не влизат в конкретни подробности за ролята и отговорностите на новия служител.
  
  Решения: Използвайте онлайн система за обучение, която позволява създаването на съдържание, което може да бъде възприемано в различна дълбочина. Създайте учебна пътека, която да функционира като пътна карта, която да насочи новоназначените към различните учебни обекти.
  
  
• Ограничена ангажираност. Трудно ще задържите вниманието на аудиторията, ако програмите за ориентация са в стил лекция, изсипани PDF документи или дълги и монотонни видеа.
  
  Решения: Разделете голямото съдържание на отделни учебни обекти. Използвайте инструмент за създаване на учебно съдържание, който позволява създаване на интерактивност, включително и интерактивни видео представяния.
  
  
• Липса на обратна връзка. Ако не предоставите възможност за задаване на въпроси или даване на обратна връзка от страна на обучаемите, вероятно ще затрудните пълното разбиране и ангажирането на новоназначените с културата и политиките на организацията.
  
  Решения: Използвайте софтуер за обучение, който позволява задаване на въпроси към преподавател или други участници в програмата. Добра идея е новоназначените да могат да се запознаят с въпроси и отговори, които са задавани от предишни участници. Използвайте възможностите на системата за онлайн обучение за създаване на анкети и въпросници.
  
  
• Ограничена ефективност. Програмите за ориентация може да не са съобразени със специфичните потребности на новите служители. Това може да затрудни новоназначените да се адаптират адекватно към новата си роля и да станат продуктивни членове на екипа.
  
  Решения: Може да създадете учебни обекти, които да покриват общата част от обучението. Създайте учебни обекти, които да отговарят на потребностите на специфичното семейство от длъжности. Използвайте система за онлайн обучение, която позволява да създадете индивидуални учебни пътеки, които да превеждат обучаемите през присъщите за тях учебни обекти.

Какви са спецификите на програмата за адаптация на нови служители?

Адаптацията е процес на интегриране на нови, преназначени или завръщащи се от майчинство/ бащинство служители в организация. Адаптационната програма включва поредица от дейности и стъпки, които помагат на новите служители да разберат своите роли, отговорности и как да изпълняват работата си по-ефективно.

Целта на въвеждането и адаптация е да помогне на участниците в програмата да станат продуктивни и ангажирани членове на организацията. Програмите за адаптация следва да преведат служителите през организационните процеси и да осигурят увереността, че хората разполагат с необходимите информационни ресурси, инструменти и подкрепа, за да успеят в новата си роля. Добре проектираните и проведени въвеждащи обучения увеличават значително вероятността хората да се задържат в организацията и така да се редуцира текучеството.

Обучението с цел адаптация на служителите може да включва:

• Здравословни и безопасни условия на труд – Различни важни за организацията политики, които целят намаляване на риска от нараняване, професионални заболявания или злополуки.
• Използвани технологии и оборудване – Какви са специфичните за организацията технологии и оборудване. Подробна информация относно политиките в областта на информационните технологии, киберсигурността, телефонната и имейл комуникацията.
• Възможности за професионално развитие – Информация за предлаганите в организацията перспективи и професионални програми за обучение и развитие. Насоки за кариерните възможности за израстване в рамките на организацията.
• Други HR програми и процеси - Програми за пенсиониране, излизане в отпуск, заместване, дисциплинарни процедури, процедури за оплаквания, напускане на организацията, командировъчни, болнични и прочие.
• Обучение за спецификите на конкретната роля - Подробна информация за конкретната роля и отговорности на служителя. Обучение за съответните политики, инструменти, софтуер и оборудване. Какви са очакванията за ефективност и показатели за успех. Каква е системата за оценка на служителите.
• Програми за благополучие и социални придобивки – Информация за социалните придобивки, ваучери за храна, допълнително здравно осигуряване и подпомагане на служителите. Политики за справедливост на работното място, многообразие и приобщаване.
• Ключови клиенти и проекти на организацията – Представяне на ключовите клиенти, текущи проекти и организационни цели. Добре е да се включи и информация как отделните роли допринасят за цялостния успех на организацията.
• Последващи действия и подкрепа – Как се осигурява текущата и продължаваща подкрепа на новоназначените служители. Менторски, коучинг или наставнически програми.
• Обратна връзка и оценка на програмата за адаптация – Оценка на ефективността на обучението. Събиране на обратна връзка относно програмата за адаптация.

Какви са предимствата на програмите за включване (onboarding) на новоназначени служители?

Предимствата на адаптационните програми могат да включват:

• Намалено текучество. Служителите, които преминават през добре планиран процес на адаптиране, са с по-голяма вероятност да се задържат дългосрочно в организацията;
• Повишена производителност. Поетапното въвеждане помага на новите служители да осъзнаят и разберат своите функции, роли и отговорности. Запознава ги с организационните политики и процедури. Това разбиране и приемане може да доведе до повишена производителност;
• По-бърза културна адаптация. Програмата за адаптация помага на новите членове на екипа да разберат културата и ценностите на организацията. Приемането на специфичната организационна култура води и до повишено удовлетворение от работата;
• Спестяване на разходи. Адекватната адаптация е рентабилен начин за намаляване на високите разходи, свързани с наемането на нови служители;
• По-добро разбиране на очакванията на организацията. Въвеждащите обучения помагат на новите служители да разберат какво точно се очаква от тях. Така хората могат да отговорят на очакванията по-ефективно;
• По-добро спазване на законовите норми. Подробните адаптационни програми помагат на новоназначените да разбират и спазват законовите изисквания като разпоредби за безопасност на работното място, закон за защита на лицата, подаващи сигнали за нарушения, GDPR, AML, ESG и политики в областта на човешките ресурси.

Какви са минусите на програмите за адаптация на новоназначени служители и как можете да ги избегнете чрез софтуер за дигитални обучения?

Някои от недостатъците на адаптационните програми са:

• Време и разходи: Адаптацията може да отнеме много време и да струва много пари на организацията. Адаптационните програми изискват ресурси като материали за обучение, наем на зали за обучение, кетъринг и време на експертите, които ще провеждат обученията.
  
  Решения: Използването на смесен тип обучения взима най-доброто от асинхронното дигитално обучение и го съчетава с живо присъственото или виртуално обучение. Този подход може значително да намали времето и да оптимизира тренинг бюджета.
  Планирайте обученията така, че да можете да преизползвате създадените пакети за обучения и да ги включите в други организирани от вас обучения. Обърнете внимание и на времето, което използвате за администрация на обучителния процес. Търсете решения, които дават възможност за автоматизация на тестовата процедура, издаването на сертификати и генерирането на справки и отчети.
  
  
• Неадекватно обучение: Ако процесът на адаптиране не е добре проектиран или изпълнен, новите служители може да не получат адекватно обучение или подкрепа. Това вероятно ще доведе до объркване и лошо представяне на конкретното работно място.
  
  Решения: Създайте добре обмислени учебни пътища, за да могат обучаемите да преминат плавно през процеса на адаптация. Самите модули може да бъдат с фиксирана архитектура, т.е. учебният път в модула да задължи участниците в обучението да преминат през всеки един слайд. Добавянето на интерактивност, въпроси за фокусиране и съчетаването на различен тип медии също допринася за адекватността на обучението.
  
  
• Отвличане на вниманието на опитните служители: Участието в адаптационната програма може да доведе до разсейване на ключови за организация служители. Тяхното участие налага те всеки път да губят време и да се отделят от оперативните си задачи, за да водят обучение или да участват в програмите за включване на новите или преназначени служители.
  
  Решения: Създаване на хибриден план за обучение ще позволи на опитните служители да структурират и предоставят своите знания в писмен вид. Така ще можете многократно да използвате знанията на експертите, без да ги откъсвате от оперативната им дейност. За носителите на организационното познание остава да поддържат актуални писмените материали и да споделят своите умения на присъствените срещи с обучаемите.
  
  
• Стеснена времева рамка: Адаптацията обикновено е ограничена до конкретна времева рамка. Тя обичайно обхваща от първите няколко седмици от назначаването на служителя до третия месец. Краткото време може да затрудни разбирането на културата и очакванията на организацията от новоназначените служители.
  
  Решения: Използвайте дигитална система за управление на знанията, която позволява достъп до информацията и след приключване на обучителния период. Използвайте подхода с микрообучения и подредете учебните обекти така, че да могат да се използват като справочник при необходимост.
  
  
• Ограничена персонализация: Ако приемете универсалния подход към адаптационните програми, може да се натъкнете на съпротиви от страна на участниците в обучението. В основата на тази съпротива стоят различното ниво на новоназначените служители, разнообразните очаквания и разминавания в стиловете на учене.
  
  Решения: Създайте гъвкави учебни пътища, базирани на компетентност. Използвайте мултимедийно учебно съдържание, включващо текст, аудио, видео, анимации и интерактивни дейности, за да привлечете и задържите вниманието на хората с различен стил на учене.

Накрая не забравяйте да останете отворени към обратната връзка, която получавате от участниците в обученията. Потребностите на организацията и хората се променят във времето. Редовно правете оценка на ефективността на програмите за обучение и правете необходимите корекции. Тази адаптивност позволява на организацията да остане адекватна и да се развива.

* Ако имате интерес към създаване на програми за ориентация и адаптация, можете да се обърнете към Aviditos за консултация. За повече информация, моля, свържете се с нас на телефон: +359 876 50 89 66 или имейл: sales@aviditos.com