Успешно управление на дистанционни екипи

Отдалечените екипи се наложиха по време на пандемията от COVID-19. Тя просто принуди всички предприемачи да приложат методите за работа от разстояние. Всички актуални анализи сочат, че тази практика няма да бъде забравена напълно. Ако искат да запазят своята конкурентоспособност на пазара на труда, работодателите ще трябва не само да предложат възможност за дистанционна работа, но и да развият тази концепция в хибриден модел на работа. Усъвършенстваните технологии позволяват на хората от виртуалните екипи да изпълняват лесно задачите си от вкъщи. Служителите усетиха минусите, но и се възползваха максимално от плюсовете на работата от вкъщи. Мениджърите на отдалечени екипи обаче изпитаха значителни затруднения в управлението на хората от своите екипи от разстояние. Ако организациите успеят да обучат своите мениджъри да управляват хора от разстояние, ще получат добавена стойност за себе си и за своите вътрешни и външни клиенти. Ще елиминират значителна част от затрудненията с намиране и управление на талантливи служители и в крайна сметка ще повишат резултатите и удовлетворението на клиентите.

В тази статия ви предлагаме да преминем през някои от ключовите въпроси и предизвикателства при управление на виртуални екипи. Накратко ще обърнем внимание и на няколко инструмента за управление на хората и задачите в дистанционните екипи. Нямаме панацея или вълшебна пръчка, чрез която да се справите със задачите и да преминете през препятствията по вашия път, но все пак нека да споменем някои от най-ефективните съвети.

Без да изпадаме в академични детайли, нека започнем с уеднаквяване на понятието „виртуален екип“, което можете да срещнете и като „дистанционен екип“, “отдалечен екип“, „географски отдалечен екип“ или „екип за работа от разстояние“ – термини, които ще използваме като синоними.

В кои области е най-лесно да структурирам виртуален екип?

За да отговорим на този въпрос, нека направим кратък и неизчерпателен списък на задачите, които лесно могат да бъдат извършвани отдалечено, макар че Ковид пандемията принуди почти всички задачи да се изпълняват дистанционно:

1. Поддръжка или разработка на софтуер.
2. Създаване и разпространение на дигитално съдържание.
3. SEO и маркетинг в социалните мрежи.
4. Администрация, човешки ресурси и юридическа дейност.
5. Финанси и счетоводство.

Какви са предимствата на работата от разстояние?

Ако един отдалечен екип се управлява ефективно, има доста предимства както за организацията, така и за хората от дистанционните екипи. Ключовите ползи са:

1. Намалени разходи за организацията: Виртуалният екип не се нуждае от офис площи, консумативи и други странични разходи. Структурирането на териториално раздалечени екипи е рентабилен вариант за всякаква организация.

2. Подобрен баланс между професионалния и личния живот: Спестеното време за пътуване на хората, работещи от разстояние, им позволява да постигнат здравословен баланс между професионалния и личния живот и да станат по-продуктивни.

3. Разширен достъп до талантливи хора: Спецификата на работата от разстояние вдига ограниченията във времето и местоположението, така че можете да наемете талантливи хора от цяла България, а защо не и от цял свят.

4. Възможност за предоставяне на решения 24/7: Ако сте структурирали екипи, включващи хора от различни часови зони, можете да разширите работното време за предлагането на решения на вашите клиенти.

5. Повишена гъвкавост при изпълнение на проекти: Във виртуалните екипи можете да събирате хора, включително и временни външни експерти, със специфични умения, които добавят стойност и подпомагат бързото и качествено завършване на възложените проекти.

Както и в живота, розите вървят със своите бодли. Тази идея сме държали на фокус, създавайки обучението „Успешно управление на виртуални екипи“, в което даваме практични решения и представяме добри практики за неутрализиране на негативите при работа от разстояние.

Какви са най-големите предизвикателства при управлението на дистанционни екипи?

1. Предизвикателства, свързани с комуникацията в екипа.

В обучението сме посочили различните методи за синхронна и асинхронна комуникация, както и работещите в български условия решения за комуникация. Използването на подходящите инструменти, ясните насоки и добре обучените членове на виртуалния екип са в основата на неутрализирането на комуникационните проблеми. Проблемите в комуникацията водят до проблеми с доверието, което от своя страна повлиява негативно върху ефективността на екипа.

2. Предизвикателства, свързани с управлението на проектите.

Представените в обучението софтуери за управление на проекти или инструменти за управление на задачи в екипа могат значително да облекчат всекидневните дейности, свързани с възложените проекти, и да подобрят сътрудничеството между отдалечените членове на екипа.

3. Предизвикателства, свързани с обученията на хората във виртуалните екипи.

Дистанционното обучение има своите предизвикателства, което означава, че простото отваряне на онлайн инструмент за срещи и PowerPoint или събирането на PDF файлове на едно място не са адекватни отговори на потребността от обучение на хората в екипа. Затова в обучението „Успешно управление на виртуални екипи“ сме представили основните специфични предизвикателства и сме дали модел „Стъпка по стъпка“ за провеждане на ефикасни онлайн обучения на виртуалните екипи с шаблонни файлове за изтегляне.

4. Предизвикателства, свързани с мотивиране на хората и управление на социално-емоционалните процеси.

Мениджърите, които управляват екипи, са подложени на допълнителни трудности при работата от разстояние. Ключовите неща, които ще им помогнат да се справят с това предизвикателство, са изграждането на доверие, развитие на личните взаимоотношения с хората от виртуалните екипи и тяхното овластяване. В допълнение сме предложили и пет идеи и техники за онлайн тимбилдинг.

5. Предизвикателства, свързани с анализа и управление на изпълнението и резултатите на отдалечения екип.

Ясните индикатори за изпълнение са в основата на добрия контрол на резултатите и адекватното решение за предприемане на коригиращи мерки. Видимостта на дейността и отчетността на резултатите е нещо, с което не трябва да се прави компромис, защото е пряко свързано с отговорността и производителността на членовете от виртуалния екип. В същото време периодичните анализи на удовлетвореността на хората в екипа пък дава информация доколко субективните очаквания са изпълнени, което също пряко влияе върху резултатите.

В заключение:

Осъзнаваме, че управлението на отдалечени екипи не е детска игра. От създаването на екипите, през структурирането на ефективни комуникационни канали, до използването на правилните инструменти за управление на проекти и задачи, организациите или отделните ръководители могат да внедрят различни практики, за да създадат ефективно и ефикасно виртуално работно пространство. За да облекчим работата на мениджърите на отдалечени екипи, подходихме отговорно към създаването на онлайн обучението „Успешно управление на виртуални екипи“. В края на краищата целта е да удовлетворим крайните вътрешни и външни клиенти, да се постигнат резултати с минимален разход на ресурси и хората и мениджърите в организацията да бъдат мотивирани и доволни от постигнатото.