Адаптивността на служителите – как да я оценим и развиваме?

Един бърз преглед на обявите за работа и анализ на структурата на търсените качества и способности ни убеждава колко важна за работодателите е адаптивността на служителите. Безспорно е важна и не е необходимо да излагам аргументи в полза на нарастващото значение на адаптивността в наши дни – успехът на всички нас все повече зависи от способностите ни бързо да се приспособяваме към промените в средата, да сме „отворени” към промени и предизвикателства, да сме проактивни и готови да приемаме нови подходи, методи и начини на работа.

С други думи – да сме гъвкави, възприемчиви, креативни, да сме емоционално устойчиви и бързо да решаваме проблеми в непредвидими ситуации. Всъщност списъкът на качества, личностни характеристики и нагласи, оформящи образа на адаптивния човек е много дълъг – може да срещнете различни интерпретации, свеждащи се в крайна сметка до едно и също разбиране за съдържанието на понятието „адаптивност”.

Но как фирмите могат да оценяват адаптивността на кандидатите за работа и какви инструменти е добре да използват? А какво да правят със служителите, които вече са наели и са се оказали недостатъчно адаптивни спрямо много по-динамично променящите се условия? Да ги уволнят или да се опитат да направят нещо?

В настоящата публикация ще се опитам да дам някои насоки и конкретни предложения за оценка и развитие на адаптивността на служителите.

И така, в какви случаи се налага оценка на адаптивността?

• при подбор, особено когато адаптивността на работника или служителя е определена като важна за изпълнението на съответна длъжност;
• при оценка на изпълнението (напр. при атестация, когато изпълнението на целите е свързано с адаптивност);
• при анализ на потребности от обучение;
• при изготвяне на планове за развитие, вкл. кариерни;
• при определяне на дейностите, необходими за осъществяване на стратегически промени, при планиране и подготовка на промени от всякакъв характер и на различни нива.

Как можем да оценим адаптивността на служителите?

Изборът на подходящи конкретни инструменти се определя от целите на оценката (виж по-горе) и съответно от това дали е важно да изследваме общата адаптивност или само някои нейни аспекти/ видове.

Всеки от методите и инструментите, които ще предложа по-долу, има своите предимства и недостатъци; в някои случаи може би ще е добре да се използва повече от един инструменти. Трябва да имате предвид, че отделните методи са с различна степен на валидност и надеждност; центровете за оценка и тестовете за измерване на способности като цяло са с по-висока степен на валидност, особено ако в центровете за оценка са включени симулации и ситуационно интервю.

При оценка на адаптивността на даден работник/ служител, в зависимост от целите и аспектите, коментирани по-горе, могат да се използват следните методи и инструменти:

• Ситуационно интервю
• Център за оценка
• Симулации
• Тестове
• Наблюдение и елементи на т.н. „оценка 360 градуса”

Ситуационно интервю

Ситуационното интервю е структурирано интервю (може да бъде и част от структурираното интервю), включващо предварително обособени части и въпроси. При изследване на адаптивността обикновено се използват два вида въпроси:

• хипотетични и
• ситуационни въпроси на база минало поведение

Хипотетичните въпроси изследват евентуално бъдещо поведение в ситуации, изискващи висока адаптивност. Обикновено такива въпроси започват с конструкции като: „Какво бихте направили, ако……?”, „Как бихте постъпили в ситуация, в която…?”, „Как ще се справите в следната ситуация:…”

За да се изследва адаптивността чрез интервю, в него могат да се включат и т.н. ситуационни въпроси на база минало поведение (някои наричат подобни интервюта „интервюта, базирани на критерии”), например: „Разкажете за ситуация, в която е трябвало бързо да се адаптирате към нови условия, промяна и др. Как се справихте? Имахте ли проблеми и какви?” или „ Дайте пример от досегашния си опит, в който сте се адаптирали бавно към промяна. Какви според Вас бяха причините и как могат да се избегнат?”. Недостатъкът на този вид въпроси е, че се базират на самооценката на кандидата и допускат вероятност за целенасочено представяне в благоприятна светлина, въпреки, че опитни интервюиращи биха могли да открият елементи на „манипулиране” на отговорите.

В редки случаи преценка на адаптивността на работник/ служител може да се направи чрез т.н. стрес интервю – например за оценка на адаптивността в случаи на напрежение и стрес.

Център за оценка

Центърът за оценка е метод за оценка на способности и компетенции, включващ съвкупност от различни методи и инструменти, част от които могат да бъдат предназначени специално за оценка на адаптивността на служителите. В центъра за оценка могат да бъдат включени определени задачи, упражнения, симулации, ролеви игри, тестове и др. Тъй като разглеждам тестовете и симулациите като самостоятелни инструменти (възможно е да се използват самостоятелно, а не като част от инструментариума на центровете за оценка), тук ще маркирам някои от характеристиките на задачите и ролевите игри, измерващи адаптивността. Задачите с подобна цел могат да включват конкретни действия/ дейности, чието успешно изпълнение изисква висока адаптивност. При проектирането им се определят критериите за успешно изпълнение и задължително продължителността (времето за изпълнение по правило трябва да е ограничено). В рамките на една задача могат да се включат поредица подзадачи като при всяка се променят рязко определени ключови параметри като среда, оборудване, определени ресурси и др.

Чрез ролева игра може да се прецени доколко лицето се справя да бъде „някой друг”, доколко може да приеме нова, различна роля. Един от параметрите за измерване на личния адаптационен потенциал е нивото на морална нормативност, което отразява способността на индивида да се справя с определена предложена му „отвън” социална роля.

Моделирането на задачи и ролеви игри, изследващи адаптивността на участниците, е трудно и изисква специален опит. Същото важи и за оценката на „изпълнението” им т.е. на резултатите от представянето.

Центровете за оценка понякога се наричат и центрове за развитие, тъй като могат да послужат не само за диагностика, но и за развитие на потенциала на служителите – на базата на тях да се диагностицират потребности от обучение, да се планира кариерата и да се развият съответни умения и способности, вкл. адаптивността. Недостатък на метода е, че отнема повече време, изисква опитни оценители и е относително по-скъп от другите методи.

Симулации

Симулациите предполагат по-интензивни и емоционални преживявания като обикновено включват последователно индивидуална и групова работа по ситуация, близка до действителността или „взета” от нея. Някои определят симулациите като вид ситуационни задачи с елементи на казуса и ролевата игра, при които участниците приемат, че са действащите лица в ситуацията и изпълняват предложените роли така, както те биха ги изиграли.

Симулациите за адаптивност могат да бъдат свързани с оцеляване във враждебна среда или оцеляване при необичайни условия (природни катаклизми, неочаквана промяна на средата и др.). В най-разпространените симулации се включват списъци от дейности, поведения, предмети и други, които трябва да се подредят според преценената хронология на осъществяване (при списъци с дейности) или според важност, приоритетност, полезност и ефективност от гледна точка на оцеляването (при списъци от дейности, поведения, предмети).

Симулациите са много ефективни не само за наблюдение и оценка на адаптивността на участващите в тях, но и като инструмент за нейното развитие. Тяхно предимство е, че показват „тук и сега” конкретните умения и способности и не е възможно (за разлика от някои тестове) изследваното лице да създава умишлено социално желани впечатления. Освен това те позволяват да се наблюдават едновременно и близки или свързани с адаптивността ключови умения и способности като например работа в екип, вземане на решения, начин на мислене, склонност за промяна на нагласи и др.

Тестове

Проблемът с измерването на адаптивността е, че включва много параметри (често свързани помежду си) и могат да се приложат различни подходи за конструиране на модел като основа за оценка.

Въпреки, че концепцията за AQ (коефициент на адаптивност) не е нова и има предложени методи за измерването му, все още няма общоприет тест или тестове, какъвто е случаят например с коефициента на интелигентност IQ. На практика коефициентът за адаптивност включва елементи както на коефициента на интелигентност IQ, така и на коефициента за емоционална интелигентност - EQ като съдържа и „независими” от тях специфични характеристики.

И така, универсален тест за адаптивност няма, но има валидирани за българските условия многофакторни личностни тестове, които включват раздели с въпроси само за някои елементи или аспекти на адаптивността като например:

• Тест за оценка на емоционалната интелигентност в работата (ORG-EIQ). Тестът включва раздели, измерващи саморегулацията (твърдост, устойчивост), както и степента на предприемчивост, дейност и енергичност;
• Тест за оценка на личността по Голямата Петорка (BFQ 2) – измерва енергичността, емоционалната стабилност и отвореността към нов опит;
• Минесотски многофакторен личностен въпросник (MMPI-2) – измерва склонността към поемане на рискове и може да се използва при подбор на кандидати за високо рискови професии;
• Тест за оценка на готовността за поемане на риск (Risiko-VTS);
• Selector Pro-2 – тест, оценяващ пригодността към професии с висока степен на риск;
• Тест за оценка на устойчивостта (BACO-VTS) – измерва способностите за справяне в стресови ситуации като напр. недостиг на време, необходимост от спешна промяна и нови решения поради изменения в обстоятелствата и др.

Основната цел на повечето тестове все пак е клинична диагностика и терапия, въпреки че някои включват въпроси, свързани с аспекти на адаптивността в работна среда. Проблемът с тестовете е, че не е достатъчно да бъдат валидирани само за нашите условия (за страната) – трябва да бъдат приспособени също така към конкретната работна среда и към конкретната професия или длъжност. Адаптивността трябва да се измерва спрямо конкретна длъжност, а какви ще са ключовите нейни аспекти, които са важни за изпълнението на длъжността, може да се прецени само на базата на анализ на условията и спецификата на работата.

Друг проблем при някои от тестовете е, че допускат изследваното лице да разбере какъв е „желания” отговор от гл.т. на демонстриране на по-висока адаптивност и съответно умишлено да манипулира своите отговори.

Наблюдение и елементи на т.н. „оценка 360 градуса”

Един прост метод за преценка на адаптивността на работниците и служителите е наблюдението им в хода на изпълнение на служебните задължения – от страна на преки ръководители, колеги, подчинени, клиенти. На базата на наблюдението може да се направи и т.н. „оценка 360 градуса” – обратна връзка от наблюдателите, но тази обратна връзка в модела по правило не трябва да е за личностни качества, а за професионални умения т.е. би трябвало да се свежда до оценка на адаптивността в рамките на изпълнението на длъжността/ професията.

Как да развиваме адаптивност в работна среда?

На пръв поглед изглежда трудно да се определи как точно може да развиваме адаптивността на служителите в работна среда – тя съдържа толкова много качества, способности и умения, а и някои все пак зависят от генетично обусловени и социо-демографски характеристики. Само че, освен например от гените и възрастта, нашата адаптивност зависи от обучението и възпитанието ни, от средата, от професионалния и житейски ни опит, от заучените поведенчески модели и стереотипи.

Преди да определим как да развиваме адаптивността, трябва да маркираме поне ключовите й елементи, за да знаем какво всъщност трябва да развиваме. Тук уточнявам, че говоря за социална адаптивност в работна среда, която включва най-вече:

• Способността ни да регулираме поведението си в организационна среда - според психолозите тази способност се подхранва от креативността и самочувствието ни. Тя не се свежда само до социализиране (приспособяването ни към средата), но и до промяна на средата с цел да я приспособим към нас и новите ни потребности от развитие;
• Невропсихичната ни стабилност и устойчивостта ни към стреса в работата, за които ни е нужна подкрепа от околните;
• Комуникационните ни способности – способностите ни да взаимодействаме, създаваме и поддържаме ефективни отношения с други хора в работна среда, вкл. да бъдем емпатични.
• Способностите ни да играем адекватно социални роли, отредени ни по силата на обстоятелствата и да възприемем моралните стандарти и културата на организацията.

Развитието на нашата адаптивност зависи както от индивидуалните ни характеристики, така и от средата, в частност от възможностите, които ни осигурява работната среда. Ролята на работодателя, на организацията от гл.т. на изложените по-горе компоненти на адаптивността, е да създаде условия за:

• развитие на креативността на служителите (напр. възлагане на предизвикателни задачи и предоставяне на приемлива свобода на действие, тренинги за излизане от традиционни модели на мислене и стереотипи и др.);
• осигуряване на подкрепа, особено в ситуации на промяна и стрес (чрез менторство, наставничество, подходящи обучения за преодоляване на неувереността и безпокойството, въвеждащи програми за новоназначени и др.);
• създаване и поддържане на отворен комуникационен климат, улесняващ взаимодействието и общуването (изисква действия за насърчаване на ефективните комуникации по всички направления и канали, развитие на емпатия, прилагане на гъвкав управленски стил и др.);
• култура, подкрепяща ученето и развитието, насърчаваща и подпомагаща поемането на различни роли и отговорности (обучения и тренинги за развитие на различни видове професионални и социални умения, вкл. умения за работа в екип).

Тук ми се иска да обърна внимание на връзката креативност – адаптивност. Личното ми мнение е, че креативността е предпоставка, необходимо условие за адаптивност. Креативността се провокира от ситуации на ограничения и се изразява в създаване на нещо ново и различно. За да бъдем адаптивни, трябва да можем да мислим извън традиционните схеми и модели т.е. да мислим по нов и различен начин. Ето, това е пресечената точка между двете понятия - казано по друг начин, креативността означава разчупване на традиционни модели на мислене и нагласи, а това е едно от основните изисквания за адаптивност. Така че, на всички методи, използвани за развитие на креативността, може да се гледа и като на методи за развитие на адаптивността.

В какви случаи е необходимо да се предприемат специални мерки за повишаване адаптивността на служителите?

Организациите са заинтересувани да предприемат специални мерки за повишаване на адаптивността на служителите си в определени ситуации, които условно ще класифицирам като общи и специфични. Общите са резултат от промените в средата, в която функционира организацията – външна и вътрешна, а специфичните са свързани с индивидуалните потребности от период на адаптиране и с индивидуалните различия в способностите на хората да се адаптират към променящи се условия.

Към общите ситуации могат да се причислят всички ситуации на промяна, независимо от нейния предмет, обхват и ниво – напр. промени в дейността, структурата, технологиите, стратегията и политиките, културата, процедурите и др.

Като специфични могат да се определят следните ситуации:

• назначаване на нови служители;
• идентифициране на служители с ниска поносимост към промени т.е. с вродена ниска толерантност към несигурността в случай, че се налага да им се окаже помощ;
• ситуации, в които се наблюдава значително намаляване на адаптивността на определени групи служители поради естествени и обективни причини (възраст, болест, стрес, лични проблеми и др.)

Изборът на конкретни мерки ще зависи от оценката на факторите, които биха повлияли върху засилването на адаптационния потенциал в съответната ситуация. Такива биха могли да бъдат: придобиване на нови знания и умения; промяна в моделите на мислене, нагласите и работните навици (вкл. „отучване” от познатите и практикуваните); трениране изпълнението на нови роли и отговорности; мотивиране и подкрепа; по-добро комуникиране и детайлно планиране на промените; консултиране и съветване; специални пакети от дейности за новоназначени и др.

Шест степенен модел за трениране и развитие на адаптивност

Предлагам един прост модел за развитие на адаптивност в работна среда, който включва следните 6 стъпки:

Стъпка 1 Организацията насърчава служителя да приеме някакво предизвикателство – промяна или разрешаване на проблем.

Стъпка 2 Служителят се опитва да види ситуацията (предизвикателството) през погледа на различни хора, от различни гледни точки.

Стъпка 3 На базата на информацията от предходната стъпка, служителят трябва да генерира възможно най-голям брой алтернативни идеи/ решения за бързо справяне с промяната или проблема като има свободата да излезе от традиционните подходи, модели и начини на мислене и работа.

Стъпка 4 Служителят избира вариант за изпробване.

Стъпка 5 Вариантът се прилага и паралелно се оценява (както от служителя, така и от колеги, преки ръководители, клиенти)

Стъпка 6 Евентуално преминаване към друг от вариантите в случай, че избрания не „пасва” в достатъчна степен на очакванията.

Процесът може да се върне на стъпка 4 и да се повтори колкото е необходимо пъти.

Какви умения се развиват във всяка една стъпка?

1 – справяне с несигурност, страх и безпокойство

2 – ефективно взаимодействие, общуване и сътрудничество с други хора, емпатия

3 – креативност

4 – анализ и вземане на решение

5 – решителност и готовност за действие, бързо преценяване на последиците

6 – гъвкавост

Моделът може да се прилага както в контекста на реална работна среда като се свърже с изпълнението на текущи работни задачи и предизвикателства, така и в тренинг среда, където предизвикателствата/ проблемите могат напълно съзнателно силно да се „отдалечат” от работата и действителността изобщо.

Не трябва да забравяме, че дори и да сме били адаптивни, можем да загубим тази своя способност, ако се откажем от приемането на предизвикателства и спрем да търсим такива по някакви причини.

Оценката и развитието на адаптивността на служителите е процес, изискващ предварителен експертен анализ на всяка конкретна ситуация от гл.т. на организационен контекст и изискванията на изпълняваните професии/ длъжности. Само по този начин могат да се разработят и приложат подходящи методи и инструменти. Дори и да се използват по-универсални средства за оценка на адаптивността (напр. някои тестове и симулации), то тълкуването на резултатите е добре да се остави в ръцете на специалист.