Изграждане на доверие във виртуален екип

Изграждането на доверие в един екип е труден, продължителен и на практика непрекъснат процес. В многобройните публикации по темата ще намерите много добри съвети и препоръки какви усилия трябва да полага всеки мениджър в посока на изграждане на доверие между него и членовете на екипа му. Безспорно, ролята на мениджъра е ключова - той е този, който „дава тона” и с поведението си стартира и поддържа процеса. Но доверие трябва да се изгражда и между самите членове на екипа (нещо, на което не се обръща много внимание) и в това те, разбира се, трябва да бъдат подпомогнати.

Няма две мнения – никак не е лесно, а нещата стават още по-трудни, когато става въпрос за изграждане на доверие във виртуален екип. Ограниченията са очевидни, като например липсата на контакти „лице в лице” (смятам, че виртуалните срещи и видео конференциите са лишени от емоционалния заряд, който носи директната комуникация чрез реално физическо присъствие; също така те не могат да разкрият всички невербални сигнали, носещи „скрити”, но важни послания в комуникацията).

Едно съществено ограничение при работата във виртуален екип е и рядката възможност за неформално общуване – в кафенето, в почивките, в коридора и извън офиса.

Тимбилдингът води до по-ефективни комуникации и по-добро опознаване и може да е задоволително решение за всеки традиционен екип (в който хората имат възможност за лични контакти дори в извънработно време), но не удовлетворява изцяло потребностите на виртуалния екип. При него необходимостта от по-дълбоко взаимно опознаване е по-силно изразена, при това говорим не толкова за опознаване в професионално – експертен контекст, колкото в личностен.

Виртуалният екип има нужда от специфични подход и средства, чрез които за кратко време (поради ограничените възможностите за събиране на целия екип на едно място) членовете му да се опознаят като разкрият личностния си потенциал, силните си страни, страховете и опасенията си, ценностите и нагласите си и др. и паралелно с това да насърчат емпатично поведение, съпричастност и подкрепа.

И сега, може би ще попитате защо е толкова важно членовете на екипа да се познават добре. Без значение какъв точно е екипът – виртуален или не, изграждането на доверие в него изисква взаимно опознаване. Това е първата стъпка в „трънливия” път на изграждане на доверие. И поради тази причина считаме, че особено полезно за виртуалните екипи ще е включването им в  специални сесии за изграждане на доверие, базирани на взаимното опознаване на членовете на екипа. Разбира се, те биха били много полезни и за традиционния тип екипи.

Изграждането на доверие е много „чувствителен” процес  т.е. процес, свързан с чувства, емоции, отношения. То изисква, освен взаимно опознаване на членовете на групата, също така и предразполагането им към откритост и честност; поставянето им в среда, защитена от страхове и ограничения и провокиране на интерес и загриженост на всеки член на екипа към останалите.

Всичко това може да стане чрез преминаване на групата през общи емоционални преживявания, които постепенно, при това едновременно преднамерено и спонтанно да създават почва за доверие.

Какво точно предлагаме?

Предлагаме реализация на поредица от четири сесии за изграждане на доверие, които:

• могат да се осъществят в рамките на два дни;
• последователно превеждат екипа през предизвикателства и творчески приключения, които по необичаен и нетрадиционен начин започват да изграждат доверие в него;
• включват техники и инструменти с интермодално въздействие т.е. въздействащи върху всички човешки сетива. Такива техники са например техниките, базирани на две или повече вида изкуство под формата на конкретни задачи, упражнения, игри.

Това, което предлагаме, е едно начало – процесът на изграждане и поддържане на доверие никога не спира, но все пак трябва да се започне отнякъде…

Освен дългосрочната цел (изграждане на доверие), ползите за екипа ще са: по-добри комуникации, по-висока ангажираност, по-ефективни междуличностни взаимодействия, по-лесно справяне с неизбежните проблеми и конфликти и не на последно място: провокиране на креативност.

Като рамка за разгръщане на сесиите е използван моделът на Джоузеф Лифт и Хари Инграм (Joseph Luft, Harry Ingram), известен като „Прозорецът на Джохари”. Той насочва към постепенно преминаване през различни зони на взаимно опознаване чрез споделяне от всеки в групата на личното възприятие за себе си и това за другите.

Предимство на тренинга е нетрадиционният подход към темата с използване на арт методи и инструменти, свързани с изобразителното изкуство, театъра, литературата и музиката. Последните по уникален и елегантен начин подпомагат създаването на среда на доверие в екипа, а и позволяват това да се случи неосъзнато и без напрежение.

Традиционните подходи и техники за изграждане на доверие имат своето място, но те нямат този силен, комплексен, разноцветен и многопластов заряд, който е вътрешно присъщ на арт сесиите (сесии с включени арт методи, които безусловно отварят комуникациите и споделянето). Въвличането на хората в света на творчеството и въображението, ги кара да се чувстват свободни да бъдат себе си и да излязат от ограниченията и стереотипите. А това е важна стъпка в изграждането на доверие.

Някои от включените задачи и упражненията са повлияни от гещалт психологията ( Х. Букай), неофройдизма (К. Юнг), психодрамата на Дж. Морено и театъра за живота (Дейвид Даймън).

В отделните сесии са включени също така задачи и упражнения, които не са базирани на арт методи.

След всеки използван конкретен инструмент наблюдаваното се анализира и дискутира от групата с помощта на водещия, чиято роля е основно на фасилитатор. 

Като допълнение, някои от задачите провокират креативност и възможност за себеизява. А един от факторите за успешно управление на виртуален екип е даването на възможност на хората да се изявят като личности, да разкрият потенциала и силните си страни, да получат признание (не само в професионален аспект).

Какви са очакваните конкретни резултати/ цели?

След обучението всеки от участниците ще познава:

• по-добре останалите, което ще позволи да комуникира по-добре с тях;
• по-добре и себе си - основа за увереност, развитие и самоусъвършенстване.

Участниците ще могат:

• активно да дават и получават обратна връзка;
• открито да споделят и общуват помежду си.

Участниците ще умеят:

• да разпознават и използват силните си страни, както и тези  на останалите;
• да бъдат по-емпатични

Като цяло групата ще постигне:

• отворен комуникационен климат и по-ефективни комуникации;
• умения за по-лесно справяне с предизвикателствата, проблемите и конфликтите;
• развитие и разгръщане на потенциала си.

Всички тези резултати са в основата на изграждане и поддържане на доверие в екипа – безспорен фактор за успешното му функциониране. И тук бих добавила и още нещо. Доверието рядко се разглежда като фактор за мотивация и ангажираност, но всъщност е: обикновено като такъв се определят ефективните взаимоотношения в екипа –взаимоотношения на сътрудничество, подкрепа, взаимопомощ. Но може ли да има такива взаимоотношения без доверие?

Връзки съществуват и между доверието и иновациите. Средата на доверие всъщност е една отворена и безопасна среда, в която могат свободно да се изразяват различни мнения и да се дават алтернативни идеи и предложения. Именно това е средата, която насърчава креативността и оттам - иновативността.

И накрая, бих искала да направя едно важно уточнение.

Опитът ми показва, че във всяко едно обучение, особено в такова от този тип, задължително трябва да се проявява гъвкавост. Да, в програмата са заложени теми с определена продължителност, конкретни инструменти и техники, но при необходимост, от гл.т. на особеностите и конкретните потребности на групата, те подлежат на промяна. Например, в хода на самото обучение, наблюдавайки развитието на групата, може да прецени, че е по-добре да се отдели повече или по-малко време за дадена тема или да се замени заложен в програмата инструмент с друг.

И така, ако не ви е страх да експериментирате, да откриете себе си чрез другите, да навлезете дълбоко в неосъзнати до момента измерения на доверието, да изградите ефективни взаимоотношения с членовете на вашия екип, не се колебайте да преживеете предлаганите сесии.