Ако сте решили да изграждате собствена зала – на първо място не забравяте, че тя отразява образа на вашата фирма.
За малките и средните фирми, залата за семинари обикновено изпълнява разнообразни цели. Тя може да бъде използвана за бизнес срещи с много участници. Често в нея ще се провеждат презентации. Залата може да бъде използвана за малки конференции, обучения, сесии за мозъчна атака, пресконференции, презентации пред групи от важни клиенти, семинари и други подобни мероприятия. Понякога такъв тип зали се използват и за социални дейности – празнуване на рождени дни, малки коктейли, изложби на служители и други подобни празнични събития. В последно време (поради напредъка на технологиите) този тип зали започват да се използват при обучения с виртуални класни стаи или видоконферетни връзки с клиенти, партньори или при решаване на проблеми, които засягат голям брой служители от различни офиси.
Размер на залата за обучение
На първо място – колко е възможният максимум на хора, които ще присъстват на заседанията, конференциите и пр. Например ако искате да имате място за 35 души, ще ви трябва стая с приблизителни размери 15 на 15 метра. (нормите за 1 работно място е около 4 кв.м. – минимума за конферентна зала е 0,7 кв.м).
Със сигурност сте били на мероприятия, които са се провеждали в зали, предизвикващи клаустрофобия и каращи ви да очаквате с нетърпение края. При проектиране на вашата зала за конференции уверете се, че има достатъчно място за движение на участниците. Ако използвате залата за обучение може да ви се наложи да разделите голямата на група на подгрупи, които да работят в обособени места.
Не забравяйте, че (според НОРМИ ЗА ПРОЕКТИРАНЕ НА АДРИМИСТРАТИВНИ СГРАДИ Утвърдени със заповед №РД-12-195 от 08.09.1981г. На МСА /Отпечатани в БСА, бр.8 от 1981г., доп. БСА, бр.3-4 от 1985г., изм. ДВ, бр.69 от 1986г./) залите за конференции и съвещания, в административните сгради от група А, Б, Г и Д трябва да се съоръжат със слънцезащитни устройства в съответствие с норми за проектиране на естествено осветление.
Оборудване на залата за обучение/ семинари
Маса - ако има заседателна маса внимавайте с броя на столовете около нея. Участниците не би трябвало да си допират лактите когато работят на нея.
Маси – ако сте решили да оборудвате малки маси е добре те да бъдат специално разработена за оборудване на зали, предназначени за обучение. Обърнете внимание на възможностите за създаването на различни конфигурации на залата освен класическата класна стая. U или V образната подредбата може да направите с маси с триъгълни, заоблени ъгли и/или модулни трапецовидни маси.
Столове – по принцип е добре столовете да бъдат тапицирани с подлакътници. Друга възможност е столовете в заседателната зала да бъдат с падащи масички. Важно е столовете да могат да се събират един върху друг, защото понякога те са излишни и трябва да се съберат в единия ъгъл на залата.
Параван – служи да криете зад него разни излишни неща като флипчартове, столове, маси и пр.
Мултимедия
Мултимедиен проектор (мултимедия) – на пазара съществува огромно разнообразие на модели. Обърнете внимание на яркостта – много неприятно е в слънчев ден да правите презентация и на стената/екрана да не се вижда почти нищо. Обърнете внимание и на мултимедиите, които се закачват на тавана, това обаче може сериозно да ограничи преподреждането на конферентната зала и трансформацията й в зала за обучение. Друга особеност е свързана с разстоянието, от което се получава добър образ. Не е лошо да се осмисли покупката на мултимедиен проектор с късо фокусно разстояние, 3D съвместимост и реална WXGA резолюция. Той може да прожектира изображение с голям размер от близко разстояние. Това е идеално решение за по-малки зали. Много полезно е мултимедията да има дистанционно управление, което има функцията да затъмни (изключи) изображението без да се спира самата мултимедия.
Екран – съществуват най-различни видове (падащи, стационарни, прожекционни, подвижни и т.н на цени от 51 до 5181,91лв), по принцип е добре за имате подвижен екран, за да можете да бъдете по-гъвкави в подредбата на залата за обучение. Възможно е да оставите едната стена бяла и тя да служи като екран.
Флипчарт – отново огромно разнообразие от различни видове от обикновени за 70лв. до стъклени за 700 лв. За да се осигури максимална гъвкавост е добре флипчарта да може да се ползва като бяла дъска (whiteboard) и да има магнитни свойства.
Хартия за флипчарт – за предпочитане карирана (по-лесно се пише), като не забравяте да имате и няколко резервни (чисто бели) бройки.
Бяла дъска – възможно е се спрете на такава, която е фиксирана към стената и има възможност да се използва като екран (тройните бели дъски пестят място, но не са удобни да се ползват като екран). Магнитите свойства на бялата дъска разширяват нейното приложение. На пазара има и доста варианти за подвижни бели дъски (които могат да се завъртат и да се ползват като коркова дъска).
Отопление/ охлаждане - Климатик – по възможност с най-ниски нива на шум. В идеалния вариант през студения период залата се отоплява с конвектори. Основния критерии е шума, който пречи на презентатора/ слушателите.
Телевизор – обърнете внимание на възможностите на телевизора за контакт с друга техника (най-често лаптоп и/или видео /web камера). Добре е да има няколко възможности. HDMI е връзката с най-добро качество в момента и превъзхожда всяка една от познатите връзки между телевизора и лаптопа. За някой от по-старите модели лаптопи/ камери е добре телевизора да има и USB и Scart вход/ входове. Ако телевизора е достатъчно голям (над 42 инча диагонал), той може да замести мултимедията (в малки обучителни групи), да се ползва като допълнителен екран (при по-големи групи) или през него да минават видеоконферентните връзки. Допълнителни възможности като 3D, дистанционно управление на снимки и видео (от флаш памет), оптичен извод за цифров звук, вградена безжична LAN, WiFi Direct и т.н. значително разширяват гъвкавостта и накрая избора опира до бюджет.
Допълнително - можете (е добре) да оборудвате залата и с камера (HD), триножник за камерата, телефон, фотокопир, принтер, електронна показалка, активни (пасивни) тонколони, техника за преводи, дистанционно за управление на презентацията от компютъра, WIFI рутер (достъпен, за да може да се изключва, когато е необходимо). Освен класическите бели дъски можете да инсталирате и "умни дъски" или електронни бели дъски, които запазват информацията върху тях и имат възможностите да я съхраняват в цифрови файлове, което премахва необходимостта от записване по време на бизнес срещи. Понякога (най-често при обученията) се налага част от флипчарт листовете да се закачат на стената. Не е лошо да предвидите възможност за това (най-често се поставя на подходяща височина ивица от дървена ламперия, на която могат да се закачат/ залепват/ забождат) листовете. В противен случай рискувате да се зацапа стената или да се свали част от боята когато листовете се отлепят.
Използване на залата за видеоконференции
Дизайна на осветлението е особено критичен ако залата ще се използва често за видеоконферетни връзки. Околната светлина трябва да е равномерно разпределена, за да се сведат до минимум сенките. Това позволява на участниците да се виждат ясно. Най-препоръчително е да се използва дифузна флуоресцентна светлина. Осветителните тела следва да са управляват (колкото може) отделно. Това особено важи за светлината, която е над екрана. За да се избегне слънчевото заслепяване е добре да има плътни щори, които могат да затъмнят залата. Пространството което е видимо от камерата не трябва да е претрупано с картини, растения, модели, банери и т.н. обекти, защото това сериозно отвлича вниманието. Обърнете внимание и на ехото в залата. Ако е прекалено силно – решението е да се сложат материали, които абсорбират звука. U или V образната подредбата на залата позволява всеки участник да бъде представен пред камерата (позиционирана в средата на триножник) и в същото време да има възможност пряко да се наблюдава екрана (телевизора).
Украса (снимки, картини, банери и пр.)
Не забравяйте, че може да се наложи да давате вашата зала под наем за различни цели: партита, семинари, конгреси, конференции, кръгли маси, концерти и т.н. При този вариант е добре всички снимки, банери, постери и т.н. да имат възможност да бъдат свалени (или да бъдат заменени с такива на организатора) без това да повлияе върху естетиката на залата.
Дори на ваши мероприятия може да се наложи и присъствието на хора извън вашата компания. Залата ви представлява. Така или иначе, дизайна и декора на помещение ще окаже влияние върху начина, по който хората гледат на вашата компания. Ако искате да внушите, че сте авангардна компания с модерна визия – можете да използвате интериор с по-смели цветови схеми, необичайни форми и футуристично обзавеждане/ оборудване. От друга страна изисканата обстановка с традиционните маси и столове е най-популярното решение за повечето малки организации.
Улеснения
Ако нямате отделно помещение за провеждане на кафе паузи и леки обеди- наличието на блок маси със вграден шкаф е голямо улеснение, защото осигурява място за сервиране на напитки и/или закуски. Хладилник с освежителни напитки, диспансер, кафе машини, кани за чай и др. подобни улесняват организирането (използването на залата) за коктейл, парти или срещи от рода „на чаша вино“.
Добре е да помислите и за насочващи към залата табели. Непосредствено до вратата или на самата врата е добре да се предвиди място (обикновено рамка, в която лесно се поставя лист А4) за табела. На нея се оказва мероприятието, което се провежда в залата или съобщения от рода на „В залата се провежда обучение. Моля не безпокойте!“.
Калоян Панов 07.04.2019 12:51
Кое е по-добре за малък (30 кв.) директорски кабинет - мултимедия на тавана или подвижна мултимедия на стойка?