Как добрата длъжностна характеристика ще подобри ефективността на компанията?
Спонсорирана статия

Как добрата длъжностна характеристика ще подобри ефективността на компанията?

Образец на длъжностна характеристика може да се намери навсякъде, но това не е от особена полза. Добре написаната длъжностна характеристика е уникална и може да подобри способността на компанията да управлява служителите. Въпреки че, основната цел на длъжностната характеристика е да опише работата, тя също служи за много други цели. По-долу съм показала няколко основни насоки за разработване на длъжностна характеристика.

Добре написаната длъжностна характеристика ви помага:

1. Да постигнете яснота в компанията.
Яснотата е една от най-важните характеристики на организационния климат. В длъжностната характеристика работодателят уточнява своите очаквания относно задълженията и отговорностите на служителя. Предоставянето на ясно описание на задачите гарантира, че и работодателят, и служителите са на една и съща вълна и предотвратява недоразумения за това кой какво трябва да направи. Това описание може да бъде направено под различни форми: „длъжностна характеристика“, „ролеви профил“, „семейства от длъжности“.

Повече информация за тези модели, както и всичко за разработване и актуализация на длъжностни характеристики може да намерите в нашето обучение: „Длъжностна характеристика – създаване и употреба.“
Важно: Когато описвате задачи и отговорности, следвайте следния образец на длъжностна характеристика: Прави „нещо“ спрямо „нещо“ за да постигнеш „нещо“. Например: „шофира микробуса за доставка на продукт“

2. Да опишете очакваните от длъжността резултати
Никой не би трябвало да се интересува от конкретните задачи, които са изпълнени, ако резултата е налице. Или поне в повечето случаи. Затова описвайте самите резултати от работата. Така ще насочите вниманието на служителя към това, което трябва да постигне. Той ще бъде по-ефективен, като търси начини с по-малко действия да постигне желания резултат.

Важно: Длъжностните характеристики се поддържат общи, за да не се налага непрекъснато актуализиране. Описаните резултати би трябвало да са също достатъчно общи, за да постигнете бизнес нуждите на компанията. Използвайте в примерни длъжностни характеристики прости, а не сложни съставни изречения. Това ще намали многословието, ще съкрати вашето описание и ще насочи служителя към очакваните резултати.

3. Да осигурите структура.
Организациите трябва да са сигурни, че техните нужди са удовлетворени. Описанията на длъжностите осигуряват дисциплината и структурата, от която се нуждае бизнесът, за да се гарантира, че са описани всички необходими задължения и отговорности за постигане на резултата. Длъжностната характеристика дава възможност на една организация да разпределя и управлява роли по един и същ начин, което увеличава ефикасността на подбора, обучението и развитието, организационната структура, работния процес и обслужването на клиентите.

Важно: Задължително включете информация за подчиненост в компанията – на кого е подчинена йерархично длъжността и кои са подчинените й длъжности.

4. Да активирате основа за справедливо заплащане.
Някои работодатели имат прозрачна система за оценка на длъжностите, която в длъжностната характеристика осигурява информация за нивото на длъжността от оценката на длъжности и „диапазон на заплатите“. Приложете тези насоки за разработване и включете подобна информация за длъжността. Така гарантирате, че длъжностите с подобна оценка /еднаква тежест за компанията/ се заплащат справедливо.

Важно: Оценката на длъжностите е процес, който определя тежестта на длъжността за компанията. Обикновено се оценяват фактори, характеризиращи една длъжност като: знания и умения, отговорности, влияние върху крайния резултат и други. В крайна сметка всяка длъжност получава ниво, например „Рецепционист – 2 ниво“, а „Мениджър продажби“ 12 ниво. Всеки знае, че има разлика между тези две длъжности, но каква точно е тя се крие в системата за оценка на длъжностите.
За повече информация зa въвеждане на система за оценка на длъжности и структуриране на възнаграждението натиснете ТУК! 

5. Да определите изискванията за умения и компетенции за длъжността и нуждите от обучение.
Описанията на длъжността помагат на работодателите да преценят изискванията за умения и компетенции на длъжностите. Както и да разберат кой служител какво ниво компетенции притежава спрямо изискваните за длъжността и да определят план за развитието на тези, които имат нужда от подобрение. Ако включите подобна информация в образеца на длъжността ще разполагате с повече информация за планиране и развитие на кариерата на служителите.

Важно: Създаването на длъжностна характеристика е удобен момент да си изясните уменията и компетенциите, които са важни за всички служители и отделно за индивидуалните длъжности и да си разработите компетентностни модели.

6. Да зададете стандарт за преглед на ефективността и постигнатите резултати от служителите.
Описанията на работните места позволяват на работодателите да идентифицират какво е постигнато и какво не е при последния преглед на изпълнението на служителя. Много работодатели увеличават ползата си от прилагане на подобен образец на длъжностна характеристика, тъй като тя им осигурява възможност за преглед на резултатите.

Важно: Някои образци на длъжностни характеристики включват ключови индикатори за изпълнение на длъжността като „качество“, „оборот“, „събрани вземания“ и други. По този начин директно следят за тяхното изпълнение в системата за годишна атестация на служителите.

7. Да отговорите на изискванията на закона
Длъжностната характеристика е задължение на работодателя за осигуряване на условия за работа. Според Чл. 127, ал.1, т.4 от Кодекса на труда работодателят е длъжен да осигури на работника „длъжностна характеристика, екземпляр от която се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис и се отбелязва датата на връчването“

Важно: При евентуална проверка държавните органи проверяват наличието на длъжностна характеристика. Имайте предвид, че тя служи за много по-важни цели. Тя е официалния документ, който се представя в съда при евентуален съдебен спор.
Нашите консултанти по управление на човешките ресурси в „Консепта БП“ могат да ви помогнат да се уверите, че имате работещи длъжностни характеристики, които могат да бъдат от полза за служителите и компанията като цяло. Особено важна е тяхната актуализация, когато работните процеси са се променили и длъжностната характеристика е остаряла.

Остави коментар

За да може да добавите коментар е необходимо да сте регистриран.

Горе